Nasze doświadczenie pokazuje, że w usługach doradczych warto szukać optymalnego sposobu rozliczeń. System wynagradzania dla usług doradczych, zwłaszcza w kontekście opracowania wniosków i projektów do pozyskania dotacji z funduszy Unii Europejskiej, powinien być przejrzysty, motywujący i adekwatny do włożonego wysiłku oraz osiągniętych wyników. System wynagradzania powinien być kompromisem Doradcy i Klienta, czyli dążeniem do „win-win”, oparty na wzajemnym zaufaniu. Wiemy, że celem każdego naszego klienta jest pozyskanie finansowania na określonych warunkach. My też tak to odbieramy, ale wiemy też, że samo pozyskanie finansowania i podpisanie umowy o wsparcie jest wyłącznie pierwszym etapem do sukcesu. Podejmując się współpracy, dążymy do zrealizowania pełnego zakresu przedsięwzięcia, aż do upłynięcia wymaganego okresu trwałości (3 lub 5 lat po otrzymaniu płatności końcowej w zależności od programu). Wynika z tego, że najczęściej współpraca z każdym klientem przekracza okres 6-8 lat, a często jest na zawsze.  Właśnie dlatego zastosowanie właściwej formy rozliczeń, wyklucza niedogodności w trakcie współpracy.

Oto wybrane modele rozliczania, które stosujemy w praktyce:

1: Stałe wynagrodzenie (Model Abonamentowy)

Wynagrodzenie, to ustalona miesięczna, kwartalna lub roczna stawka za dostęp do pakietu usług doradczych. Model ten jest odpowiedni dla wymagających klientów i obejmuje ciągłe wsparcie na wszystkich etapach. To stała umowa na wszystkie usługi doradcze (przygotowanie wniosków, rozlicznie, trwałość, kontrole, audyty itp.). Wybierane najczęściej przy długoterminowej współpracy lub jednoczesnym wdrażaniu większej liczby projektów.

2: Model Abonamentowy z dodatkowymi premiami za Milestones

Wynagrodzenie to miesięczny abonament za okres realizacji projektu, który pokrywa bieżącą pracę doradczą, z dodatkowymi premiami wypłacanymi za osiągnięcie konkretnych etapów projektu (milestones) związanych z procesem aplikacyjnym i pozyskaniem dotacji, za każdy kluczowy etap projektu, np. za złożenie wniosku, otrzymanie pozytywnej decyzji, finalizację umowy o dofinansowanie, zakończenie okresu trwałości projektu (zwrot weksla in blanco), itp.

3. Wynagrodzenie za sukces

Płatność uzależniona jest od sukcesu w pozyskaniu dotacji lub innych mierzalnych rezultatów. Najczęściej jest to określony procent od wartości pozyskanej dotacji. Po podpisaniu umowy pobierana jest zaliczka. To często wybierana forma rozliczeń, przez naszych klientów choć posiadająca pewne wady.

4. Stawka godzinowa

Klient płaci za każdą godzinę pracy Doradcy. Stawka jest ustalana na podstawie doświadczenia i ekspertyzy Doradcy. Stawka godzinowa może być korzystna dla klientów, którzy potrzebują elastyczności w zarządzaniu projektem i chcą płacić tylko za faktycznie wykonaną pracę. Jednak ta metoda wymaga od klientów aktywnego nadzoru nad postępem pracy i może wiązać się z ryzykiem nieprzewidywalności kosztów całkowitych. Dla projektów o wyraźnie zdefiniowanym zakresie i oczekiwaniach, inne modele wynagradzania, takie jak stawka za projekt lub mieszane systemy wynagrodzeń, oferują większą przewidywalność kosztów.

5. Stawka za projekt

Cena za kompleksową realizację projektu jest ustalana z góry, niezależnie od liczby godzin pracy. Przykładem zastosowania modelu, może być opracowanie Studium wykonalności, analizy finansowej na potrzeby uzyskania kredytu w banku.

6. Model mieszany

Połączenie kilku modeli, na przykład ustalonego wcześniej wynagrodzenia (stałego abonamentu) z premią za sukces. Ta opcja może być elastycznie dostosowana do potrzeb i oczekiwań obu stron. Abonament dotyczy okresu przygotowania i wdrażania projektu a premia od sukcesu wypłacana jest po przyznaniu dofinansowania. Rozwiązanie tylko do jednego wniosku lub projektu.

Który model jest najlepszy?

Przy wyborze modelu wynagradzania ważne jest, aby był on dostosowany do specyfiki usług, oczekiwań klientów oraz celów biznesowych firmy. Kładziemy nacisk na jasne komunikowanie zasad wynagradzania klientom, aby uniknąć nieporozumień i budować trwałe relacje biznesowe oparte na wzajemnym zaufaniu. Wiemy też, że każde przedsięwzięcie ma swój indywidualny charakter, który staramy się uwzględnić. Każdy z tych modeli ma swoje zalety i wady z perspektywy Klienta, dlatego wybór najlepszego rozwiązania zależy od specyfiki projektu, preferencji Klienta co do ryzyka finansowego i gotowości do inwestowania w doradztwo. Ważne jest, aby przed rozpoczęciem współpracy obie strony dokładnie omówiły i zrozumiały warunki wynagrodzenia, minimalizując tym samym ryzyko nieporozumień i zwiększając szanse na sukces projektu. W końcu gramy w jednej drużynie i wyłącznie wzajemne zrozumienia daje gwarancję powodzenia.